مثل ما یک بار برای همیشه وقت بگذارید و حال کسب‌وکارتون رو خوب کنید

امروز می‌خوام براتون داستان استفاده از یک ابزار رو تعریف کنم که بهره‌وری مونا و من رو خیلی بالا برده. امیدوارم خوندن این داستان برای شما الهام‌بخش و کارا باشه.

سال ۹۵ بود که من شدیداً برای مدیریت چند تا از پروژه‌هامون درگیربودم و هر ابزاری استفاده می‌کردم به‌جای افزایش بهره‌وری خودش سد راه‌مون می‌شد و کلی دست‌وپا گیر می‌شد تا اینکه یکی از دوستانم آسانا رو به من معرفی کرد.

آسانا یک نرم‌افزار مدیریت پروژه هست که درسته اسمش نرم‌افزار مدیریت پروژه هست ولی برای ما خیلی فراتر از این حرف‌هاست. من و مونا تقریباً با آسانا هر کاری می‌کنیم که در ادامه بعدازاینکه خود آسانا و امکاناتش رو یه مقدار معرفی کردم می‌خوام براتون چند مورد از کارهایی که ما باهاش می‌کنیم رو نام ببرم.

شما توی آسانا می‌تونید تیم‌های مختلف بسازید و پروژه‌های مختلفی رو برای هر تیم تعرف کنید. داخل هر پروژه شما میتونید وظایف مختلف رو ایجاد و زمان‌بندی کنید و به اشخاص مورد نظر واگذار کنید.

هر وظیفه می‌تونه برای خودش عنوان، شرح، تاریخ سررسید و انجام دهنده خاص خودش رو داشته باشه. داخل هر پروژه شما می‌تونید بی نهایت لیست و ستون و وظیفه داشته باشید و با استفاده از ابزارهای مختلف آسانا وظایف رو بخش بندی و سازماندهی کنید.

آسانا یک سیستم به زبان انگلیسی و با تاریخ میلادی هست ولی بعد از مدتی کار کردن باهاش دیگه هم به زبانش عادت می‌کنید و هم تاریخ پیشفرض در ذهن‌تون میلادی میشه.

آسانا همه امکانات پایه رو به شما رایگان ارائه میده و برای استفاده از اون لازم نیست هیچ هزینه‌ای بکنید ولی برای استفاده از امکانات پیشرفته‌ش در کل پروژه‌هاتون باید به ازای هر کاربر ماهانه ۹.۹۹ دلار (حداقل ۵ کاربر) هزینه کنید. نه نترسید از قیمتش. انقدر این امکانات به شما کمک میکنه که ارزش هزینه کردن رو داره. البته اینم بگم ما با توافقی که با آسانا کردیم ماهانه ۳۷.۵ دلار برای ۵ کاربر می‌پردازیم.

مشاهده سایت آسانا

بریم سر اصل مطلب، بله ما چه کارهایی با آسانا و با استفاده از امکانات رایگان و پولی آسانا می‌کنیم:

مدیریت پروژه‌های کاری (رایگان)

ما برای مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری و مشاوره و … که انجام میدیم از آسانا استفاده می‌کنیم و تقریباً هر چیزی که بهش نیاز داریم امکانات رایگان آسانا هست.

مدیریت پروژه‌های خصوصی (رایگان)

ما حتی برای مدیریت پروژه‌های خصوصی‌مون هم از آسانا استفاده می‌کنیم. مثل برنامه‌ریزی برای یک مسافرت، مهمونی و یا نظافت خونه و …

مدیریت ارتباط با مشتری (رایگان + پولی)

ما به‌جای هزینه کردن برای خرید یک نرم‌افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری از آسانا برای اینکار استفاده می‌کنیم. با امکانات رایگان آسانا میشه لیست مخاطب و ارتباطات و … با مشتریان رو انجام داد ولی برای دسته‌بندی‌های خاص، فیلترها و جستجوهای پیشرفته و خیلی از امکانات دیگه ما از امکانات پولی آسانا هم استفاده می‌کنیم.

لیست کارها (رایگان)

ما از آسانا به عنوان یک لیست کامل کارهای روزانه استفاده می‌کنیم. یعنی یک پروژه داریم به نام لیست کارهای متفرقه و هر کاری که مرتبط به هیچ پروژه‌ای نیست رو در اون قرار میدیم.

لیست خرید (رایگان)

عین همون لیست کارها ما یک لیست خرید هم داریم که کل وسایل و لوازم مورد نیازمون رو که باید خرید کنیم به صورت دسته‌بندی شده مثل: خرید سوپر مارکت، میوه، خرید هفتگی، لباس و … در این پروژه قرار دادیم.

پایگاه دانش (رایگان)

ما برای خودمون یک پایگاه دانش درست کردیم. یعنی هر موضوعی که در موردش یاد میگیریم یا مطالعه می‌کنیم رو داخل پروژه پایگاه دانش ذخیره می‌کنیم و هر موضوع جدید مرتبطی پیدا می‌کنیم رو داخل همین پروژه مرتبط می‌کنیم به موضوعات قبلی.

مدیریت اسناد (رایگان + پولی)

ما برای مدیریت مستندات‌مون یک پروژه درست کردیم و نامه‌ها، قراردادها، فاکتورها و … که داریم رو داخل این پروژه نگهداری می‌کنیم. برای این کار آسانا رایگان کفایت میکنه ولی ما برای اینکه بتونیم شماره نامه و یک سری اطلاعات رو دسته‌بندی شده تر استفاده کنیم از امکانات پولی آسانا هم استفاده می کنیم و این باعث شده ما دیگه نرم‌افزار دبیرخانه نیاز نداشته باشیم.

مدیریت مستندات مالی (رایگان)

ما یک پروژه هم داریم که کل مستندات مالی مربوط به عملیات کاری‌مون توش ذخیره و برنامه‌ریزی میشه و هر موقع لازم باشه بهشون دسترسی داریم.

مدیریت برنامه‌ها (رایگان)

ما یک پروه هم داریم که در اون برنامه‌های استراتژیک و عملیاتی‌مون رو شرح دادیم. برای این کار هیچ نیازی به امکانات پولی آسانا نیست.

مدیریت ایمیل (رایگان + پولی)

یکی از امکانات خیلی خوب آسانا امکان اتصال به سرویس‌های دیگه هست. ما با استفاده از آسانا کل ایمیل‌هامون رو پردازش و دسته‌بندی می‌کنیم. مثلا اگر شخصی به ما ایمیل بزنه و قبلا در پروژه CRM ما باشه اون ایمیل به عنوان یک وظیفه برای مسئول اون مشتری در پروفایل مشتری ثبت میشه. یا اگر یک فاکتور باشه برای حسابدار ما یک وظیفه در پروژه مستندات مالی ثبت میشه تا پیگیری و پرداخت کنه. یا اگر یک مقاله آموزشی باشه در پروژه‌ای به نام باید بخونم ثبت میشه تا سر فرصت بخونیم اون مقاله رو و ده‌ها دسته‌بندی دیگه که باعث میشه ما وقت‌مون رو بیهوده برای چک کردن ایمیل از دست ندیم و هیچ ایمیل مهمی رو هم از دست ندیم.

مدیریت گردش کار و فرایندها (رایگان)

ما همه گردش کار و فرایندهامون رو در یک پروژه مستند کردیم و این باعث میشه هر کدوم از ما یا افرادی که با ما کار می‌کنند هر موقع نیاز به دونستن کار بعدی بعد از انجام کاری داشه باشیم به این پروژه مراجعه کنیم و جواب سوالات‌مون رو بگیریم. این باعث میشه کار بیهوده و اضافه و اشتباه کمتر انجام بشه و در نهایت بهره‌وری بالا بره.

تقویم کاری (رایگان)

حالا که ما همه کارهای شخصی و کاری‌مون رو در آسانا وارد کردیم تقویم آسانا یک تقویم کارا میشه برامون. هر لحظه ما میتونیم ببینیم چقدر کار و در چه روزها و ساعت‌هایی داریم و برای برنامه‌ریزی قرارها و کارهامون چابک‌تر هستیم.

به شما هم توصیه می‌کنیم برای ساختارمند و سیستمیک کردن کارهاتون و در نتیجه افزایش بهره‌وری خودتون، خانواده و سازمان‌تون از آسانا استفاده کنید وقتی اثراتش رو ببینید متحیر می‌شید.

نکته آخر اینکه ما از آسانا پولی استفاده می‌کنیم ولی شما می‌تونید با آسانا رایگان هم همین استفاده‌ها رو از آسانا بکنید فقط ممکنه چند تا تفاوت کوچیک در فرآیندها براتون بوجود بیاد.

نکته پس از آخر

اگر علاقه‌مند بودید ما می‌تونیم در سریع‌ترین زمان ممکن به شما کمک کنیم تا ساختار کسب‌وکارتون رو اصلاح کنید. در اصل ما در نقش مشاور شما و مجری سیستم‌سازی کسب‌وکار شما راهی که باید چندساله برید رو کمک می‌کنیم چند ماهه یا چند روزه برید.

در صورت نیاز به کمک اینجا کلیک کنید و با ما تماس بگیرید.

ما چطور و با چه نرم‌افزاری پروژه‌هامون رو مدیریت می‌کنیم؟

پارسال چندتا پروژه کوچیک توی شرکت داشتیم که با یک تیم ۵ نفره از همکاران داشتیم روی اونها کار می‌کردیم، از نرم‌افزار مدیریت پروژه تسکولو برای مدیریت‌شون استفاده می‌کردیم یه مقدار که جلو رفتیم توی مدیریت‌شون به مشکل خوردیم و مجبور شدیم یه تغییراتی توی سیستم مدیریت‌مون بدیم تا بتونیم پروژه‌ها رو درست پیش ببریم. در همین فرایند یک سری تجربه به دست آوردیم و الان دوست دارم اونها رو با شما به اشراک بذارم.

با این پیش زمینه شروع کنید که ما پروژه‌هامون در حوزه‌های بازاریابی دیجیتال، تولید، انتشار و بازارایابی محتوا، طراحی سایت و اپلیکیشن موبایل و از این قبیل خدمات هست. خوب بریم سراغ بقیه ماجرا.

اگر بقیه نوشته رو نمی‌خونید این ۳ مورد رو حتما بخونید:

  1. اولین چیزی که یاد گرفتیم این بود که زحمت یک پروژه‌ی چندمیلیونی، خیلی کمتر از یک پروژه‌ی ده‌میلیاردی نیست؛ اما قطعاً منافع کمتری داره.
  2. دومین چیزی که یاد گرفتیم این بود که نرم‌افزار خیلی مهم نیست فقط کافیه اون ابزار نیازهای پروژه رو برطرف کنه وگرنه بهترین نرم‌افزار هم نمیتونه معجزه بکنه برامون.
  3. سومی هم این بود که شیوه مدیریت پروژه‌های بزرگ به درد مدیریت پروژه‌های کوچیک نمی‌خوره مثلا استانداردهای مدیریت پروژه و بودجه‌ریزی پروژه‌ها به حدی پیچیده هستن و به جزئیات پرداختن که عملاً در پروژه‌های کوچیک، قابل‌فهم و قابل‌استفاده نیستن.

حالا یه ذره کتابی برم سراغ تعریف پروژه:

به‌طورکلی یک پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که برای دستیابی به‌منظور یا هدف خاصی انجام می‌گیرد. پروژه‌ها شامل فعالیت‌هایی هستند که باید در تاریخ‌های معین، با هزینه‌هایی معین و کیفیت تعیین‌شده‌ای به انجام رسند؛ لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توأم به هر سه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارج شدن هر یک از این سه عامل از حدود تعیین‌شده، می‌تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.

ما توی روند انجام این پروژه‌ها چندتا روش و فرایند مختلف که توی اینترنت و منابع مختلف در موردشون گفته شده بود رو تست کردیم، ابزارهای مختلفی رو هم برای مدیریت پروژه‌هامون تست کردیم تا بالاخره خودمون به این نتیجه رسیدیم که قبل از شروع پروژه باید حتما این کارها رو انجام بدیم:

  1. لیست وظایف مرتبط با پروژه رو ایجاد کنیم
  2. وابستگی‌های وظایف به هم رو مشخص کنیم
  3. وظایف رو به اعضای تیم بسپاریم
  4. تاریخ سررسید وظایف رو مشخص کنیم
  5. پروژه رو به طور کامل مستندسازی کنیم، یعنی همه جزئیات مهم پروژه رو ثبت کنیم
  6. روی زمان و بودجه پروژه هم نظارت کنیم
  7. ابزار مدیریت پروژه رو انتخاب کنیم

حالا چطوری اینکار رو بکنیم؟

ما به این نتیجه رسیدیم که قبل از همه این‌ها برای اینکه بتونیم پروژه رو درست مدیریت کنیم لازم هست که کل خواسته‌ها و انتظارات خودمون و خواسته‌ها و انتظارات و الزامات کارفرمای پروژه رو بشناسیم. برای همین ۲ تا لیست یا هرچی شما اسمش رو بذارید درست کردیم که براتون می‌ذارم شما هم ببینید:

لیست خواسته‌ها و انتظارات ما:

  • چی (چه‌کارهایی) باید انجام بشه؟
  • کی (چه کسی) باید این کارها رو انجام بده؟
  • کی (چه زمانی) باید این کارها انجام بشه؟
  • کجا باید این کارها انجام بشن؟
  • منابع لازم (نیروی انسانی، زمان، ریال، مهارت و …) برای انجام این کارها چی هستن؟
  • کیفیت کارها باید چطوری باشه؟
  • اشخاصی که از طرف کارفرما با ما در ارتباط خواهند بود کی هستن؟
  • اون‌ها از چه راهی با ما ارتباط دارن؟
  • ما برای انجام پروژه چه محدودیت‌هایی داریم؟

لیست خواسته‌ها، انتظارات و الزامات کارفرما:

  1. هدف پروژه از دید کارفرما چیه؟
  2. کارفرما چه فرض‌هایی درباره پروژه داره؟
  3. حاصل کار از نظر کارفرما چیه و چه مشخصاتی داره؟
  4. ذینفعان این پروژه چه کسانی هستن؟
  5. از نظر کارفرما چه‌کارهایی باید انجام بشه؟
  6. کارفرما چه رویکرد یا استراتژی‌ای برای انجام کارها داره؟
  7. کارفرما برای انجام پروژه چه محدودیت‌هایی داره؟

خلاصه اینکه این لیست رو آماده کردیم و شروع کردیم به جواب دادن به سوالاتش که جواب این سوالات به ما کمک می‌کنه بتونیم اون ۷ مورد اول رو تهیه کنیم و پروژه رو استارت بزنیم.

ابزارهایی که ما برای مدیریت پروژه‌هامون استفاده کردیم Asana (نسخه پولی)، Trello (نسخه پولی) و Taskulu (نسخه پولی) بودن که تسکولو فارسی و شمسی بود ولی Asana از همه بهتر بوده برامون و حتما بعدا در موردش براتون می‌نویسم. خوشحال می‌شم دیدگاه و تجربه شما رو هم در مورد مدیریت پروژه بخونم، توی دیدگاه‌های پایین صفحه برام بنویسید.