- رسالت ما ساختاردهی و توسعه کسب‌وکار شماست.
ما چطور و با چه نرم‌افزاری پروژه‌هامون رو مدیریت می‌کنیم؟
پارسال چندتا پروژه کوچیک توی شرکت داشتیم که با یک تیم ۵ نفره از همکاران داشتیم روی اونها کار می‌کردیم، از نرم‌افزار مدیریت پروژه تسکولو برای مدیریت‌شون استفاده می‌کردیم یه مقدار که جلو رفتیم توی مدیریت‌شون به مشکل خوردیم و مجبور شدیم یه تغییراتی توی سیستم مدیریت‌مون بدیم تا بتونیم پروژه‌ها رو درست پیش ببریم. در همین فرایند یک سری تجربه به دست آوردیم و الان دوست دارم اونها رو با شما به اشراک بذارم.
با این پیش زمینه شروع کنید که ما پروژه‌هامون در حوزه‌های بازاریابی دیجیتال، تولید، انتشار و بازارایابی محتوا، طراحی سایت و اپلیکیشن موبایل و از این قبیل خدمات هست. خوب بریم سراغ بقیه ماجرا.
اگر بقیه نوشته رو نمی‌خونید این ۳ مورد رو حتما بخونید:
- اولین چیزی که یاد گرفتیم این بود که زحمت یک پروژه‌ی چندمیلیونی، خیلی کمتر از یک پروژه‌ی ده‌میلیاردی نیست؛ اما قطعاً منافع کمتری داره.
- دومین چیزی که یاد گرفتیم این بود که نرم‌افزار خیلی مهم نیست فقط کافیه اون ابزار نیازهای پروژه رو برطرف کنه وگرنه بهترین نرم‌افزار هم نمیتونه معجزه بکنه برامون.
- سومی هم این بود که شیوه مدیریت پروژه‌های بزرگ به درد مدیریت پروژه‌های کوچیک نمی‌خوره مثلا استانداردهای مدیریت پروژه و بودجه‌ریزی پروژه‌ها به حدی پیچیده هستن و به جزئیات پرداختن که عملاً در پروژه‌های کوچیک، قابل‌فهم و قابل‌استفاده نیستن.
حالا یه ذره کتابی برم سراغ تعریف پروژه:
به‌طورکلی یک پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که برای دستیابی به‌منظور یا هدف خاصی انجام می‌گیرد. پروژه‌ها شامل فعالیت‌هایی هستند که باید در تاریخ‌های معین، با هزینه‌هایی معین و کیفیت تعیین‌شده‌ای به انجام رسند؛ لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توأم به هر سه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارج شدن هر یک از این سه عامل از حدود تعیین‌شده، می‌تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.
ما توی روند انجام این پروژه‌ها چندتا روش و فرایند مختلف که توی اینترنت و منابع مختلف در موردشون گفته شده بود رو تست کردیم، ابزارهای مختلفی رو هم برای مدیریت پروژه‌هامون تست کردیم تا بالاخره خودمون به این نتیجه رسیدیم که قبل از شروع پروژه باید حتما این کارها رو انجام بدیم:
- لیست وظایف مرتبط با پروژه رو ایجاد کنیم
- وابستگی‌های وظایف به هم رو مشخص کنیم
- وظایف رو به اعضای تیم بسپاریم
- تاریخ سررسید وظایف رو مشخص کنیم
- پروژه رو به طور کامل مستندسازی کنیم، یعنی همه جزئیات مهم پروژه رو ثبت کنیم
- روی زمان و بودجه پروژه هم نظارت کنیم
- ابزار مدیریت پروژه رو انتخاب کنیم
حالا چطوری اینکار رو بکنیم؟
ما به این نتیجه رسیدیم که قبل از همه این‌ها برای اینکه بتونیم پروژه رو درست مدیریت کنیم لازم هست که کل خواسته‌ها و انتظارات خودمون و خواسته‌ها و انتظارات و الزامات کارفرمای پروژه رو بشناسیم. برای همین ۲ تا لیست یا هرچی شما اسمش رو بذارید درست کردیم که براتون می‌ذارم شما هم ببینید:
لیست خواسته‌ها و انتظارات ما:
- چی (چه‌کارهایی) باید انجام بشه؟
- کی (چه کسی) باید این کارها رو انجام بده؟
- کی (چه زمانی) باید این کارها انجام بشه؟
- کجا باید این کارها انجام بشن؟
- منابع لازم (نیروی انسانی، زمان، ریال، مهارت و …) برای انجام این کارها چی هستن؟
- کیفیت کارها باید چطوری باشه؟
- اشخاصی که از طرف کارفرما با ما در ارتباط خواهند بود کی هستن؟
- اونها از چه راهی با ما ارتباط دارن؟
- ما برای انجام پروژه چه محدودیت‌هایی داریم؟
لیست خواسته‌ها، انتظارات و الزامات کارفرما:
- هدف پروژه از دید کارفرما چیه؟
- کارفرما چه فرض‌هایی درباره پروژه داره؟
- حاصل کار از نظر کارفرما چیه و چه مشخصاتی داره؟
- ذینفعان این پروژه چه کسانی هستن؟
- از نظر کارفرما چه‌کارهایی باید انجام بشه؟
- کارفرما چه رویکرد یا استراتژی‌ای برای انجام کارها داره؟
- کارفرما برای انجام پروژه چه محدودیت‌هایی داره؟
خلاصه اینکه این لیست رو آماده کردیم و شروع کردیم به جواب دادن به سوالاتش که جواب این سوالات به ما کمک می‌کنه بتونیم اون ۷ مورد اول رو تهیه کنیم و پروژه رو استارت بزنیم.
ابزارهایی که ما برای مدیریت پروژه‌هامون استفاده کردیم Asana (نسخه پولی)، Trello (نسخه پولی) و Taskulu (نسخه پولی) بودن که تسکولو فارسی و شمسی بود ولی Asana از همه بهتر بوده برامون و حتما بعدا در موردش براتون می‌نویسم. خوشحال می‌شم دیدگاه و تجربه شما رو هم در مورد مدیریت پروژه بخونم، توی دیدگاه‌های پایین صفحه برام بنویسید.
این‌ها درس آموخته‌های ما برای موارد قبل از شروع پروژه بود، علاوه بر این به نتایجی هم در مورد استارت و اتمام پروژه و همچنین مدیر پروژه رسیدیم که بعدا شاید درباره این‌ها هم نوشتم، برای اینکه با خبر بشی ایمیلت رو اینجا ثبت کن:
